Referenzstory
Pacovis food solutions GmbH
67 % weniger monatliches Druckvolumen, effizientere Prozesse und spürbar mehr Entlastung im Arbeitsalltag.
Gemeinsam wurden dokumentenbasierte Abläufe neu gedacht und Schritt für Schritt digitalisiert. So ist eine zentrale Arbeitsweise entstanden, die nicht nur bestehende Prozesse vereinfacht, sondern zugleich die Grundlage für die weitere Digitalisierung im Unternehmen schafft.
An den Standorten Sassenberg und Füchtorf im Münsterland sind Experten für Fleisch, Feinkost und Convenience-Produkte tätig. Dort werden Gewürze und Gütezusätze hergestellt, die genau auf die Kundenbedürfnisse angepasst sind.
Land: | Deutschland |
Branche: | Lebensmittel |
Plattform: | Cloud |
Abteilung: | Rechnungswesen / Buchhaltung, Verwaltung, Auftragsbearbeitung, Qualitätsmanagement |
Integration: | DATEV Unternehmen online, Microsoft Business Central |
Die Zusammenarbeit mit den industriellen wie auch gewerblichen Kunden erfordert hohe Anpassungsfähigkeit – nicht zuletzt, weil sich die Bedürfnisse der Endkunden gerade in den letzten Jahren stark verändert haben, wie etwa durch die deutliche Reduktion des Fleischkonsums.
Für Pacovis war klar: Die bestehenden Dokumentenprozesse müssen einfacher, digitaler und zukunftsfähiger werden.
Papierintensive Abläufe
Monatlich wurden rund 55.000 Seiten auf 36 Druckern ausgegeben. Selbst Dokumente, die bereits digital eingingen, wurden häufig ausgedruckt und physisch durch die Abteilungen getragen.
Unübersichtliche Ablagestrukturen
Dokumente lagen in stark verschachtelten Ordnerstrukturen im Windows-Explorer. Informationen mussten dadurch zeitaufwendig gesucht und manuell zusammengeführt werden.
Fehleranfällige Datenpflege
Zahlreiche Informationen wurden in Excel-Dateien oder auf handschriftlichen Zetteln gepflegt und später erneut in Systeme übertragen. Das erhöhte den Arbeitsaufwand und das Risiko für Übertragungsfehler.
Was musste sich ändern?
Informationen zentral verfügbar machen
Dokumente und Informationen sollten nicht länger auf Papier, in verschachtelten Ordnerstrukturen oder verschiedenen Excel-Dateien verteilt sein. Ziel war ein zentraler Zugriff, über den relevante Unterlagen schnell und zuverlässig gefunden werden können.
Prozesse digital und sicher steuern
Manuelle Weitergaben, handschriftliche Informationen und separat überwachte Fristen sollten durch klar definierte digitale Abläufe ersetzt werden. Damit sollten Bearbeitungsschritte nachvollziehbarer und Fehlerquellen reduziert werden.
Digitalisierung flexibel weiterentwickeln
Gesucht wurde keine Lösung für nur einen einzelnen Prozess. Das System sollte unterschiedliche Fachbereiche unterstützen und es ermöglichen, weitere Abläufe schrittweise zu digitalisieren und einfache Workflows auch selbst umzusetzen.
Prozesse wirklich verändern, anstatt einfach Software einzuführen.
Gemeinsam mit Pacovis analysierte ncc guttermann die bestehenden Dokumentenprozesse und entwickelte eine Lösung, die zu den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens passt.
Als erster zentraler Anwendungsfall wurde der digitale Rechnungseingang umgesetzt.
Der reibungslose Start sorgte für eine hohe Akzeptanz des neuen Systems im Unternehmen und schuf die Grundlage für weitere Digitalisierungsprojekte. Anschließend wurden gemeinsam mit den jeweiligen Fachbereichen schrittweise zusätzliche Prozesse in DocuWare übertragen.
Der Workflow Designer ermöglicht es dem Unternehmen darüber hinaus, einfachere Abläufe selbst umzusetzen und bestehende Workflows eigenständig weiterzuentwickeln.
Durch den DMS-Einsatz können wir die Dokumentenverwaltung optimieren und einen reibungslosen Informationsfluss gewährleisten. Die führt zu einer verbesserten Produktivität und Effizienz im gesamten Unternehmen. Digitalisierung ist ein ständiger Prozess: man muss Vorhandenes immer wieder hinterfragen und dem neuesten Stand der Technik und des Wissens anpassen.
Eugen Hasselbach, IT-Leiter bei der Pacovis food solutions GmbH, Sassenberg
Eine zentrale Plattform für Dokumentenprozesse
Mit DocuWare wurden die bestehenden Dokumentenprozesse in einer zentralen digitalen Plattform zusammengeführt. Dokumente stehen strukturiert zur Verfügung, Informationen lassen sich schneller finden und wiederkehrende Abläufe effizienter gestalten.
Entscheidend war dabei, nicht nur einzelne papierbasierte Prozesse digital nachzubauen, sondern eine Lösung zu schaffen, die zu den vorhandenen Strukturen und Arbeitsweisen des Unternehmens passt. DocuWare bildet dafür die technologische Grundlage: Dokumente, Informationen und dazugehörige Aufgaben können zentral miteinander verknüpft und Prozesse schrittweise digital abgebildet werden. Gleichzeitig bleibt genügend Flexibilität, um weitere Fachbereiche und neue Anforderungen nach und nach einzubeziehen. So ist aus einer einzelnen Digitalisierungslösung eine Plattform entstanden, auf der kontinuierlich weitere Prozesse aufgebaut werden können.
„Wichtig war für uns der Workflow Designer, mit dem wir unsere eigenen Prozesse bauen können. Wenn es um einfache Sachen geht, wollen wir diese auch schnell selbst umsetzen, ohne von einem externen Partner abhängig zu sein.“
Intuitive Bedienung
Die übersichtliche Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg und ermöglicht es den Mitarbeitenden, Dokumente und digitale Aufgaben schnell in ihre tägliche Arbeit zu integrieren.
Anbindung bestehender Systeme
Über Schnittstellen zu DATEV Unternehmen online und Microsoft Business Central werden Dokumente und Informationen systemübergreifend verarbeitet und ohne unnötige Medienbrüche weitergegeben.
Eigene Workflows gestalten
Mit dem Workflow Designer kann das Unternehmen einfache digitale Prozesse selbst erstellen, anpassen und schrittweise weiterentwickeln, ohne bei jeder Änderung vollständig von externer Unterstützung abhängig zu sein.
Flexible und sichere Cloud-Lösung
Innerhalb der monatlichen Cloud-Gebühr stehen alle benötigten Module zur Verfügung. Die mehrfache Datensicherung sorgt zusätzlich für eine zuverlässige und sichere Verfügbarkeit der Dokumente.
Schritt für Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement
„Das Management der für die Lebensmittelsicherheit wichtigen Zertifikate ist heute wesentlich leichter. Der Prozess ist jetzt effizienter und auch sicherer, da er vom DMS überwacht wird und dadurch Fehlerquellen eliminiert sind.“
Weniger Papier. Schnellere Prozesse. Mehr Überblick.
Die Digitalisierung der Dokumentenprozesse sorgt nicht nur für eine strukturierte Ablage. Sie entlastet Mitarbeitende, verkürzt Bearbeitungszeiten und schafft eine verlässliche Grundlage für weitere Automatisierungen.
- Mehr Zeit für produktive Arbeit
- Informationen schneller verfügbar
- Mehr Sicherheit in den Prozessen
- Hohe Akzeptanz im Unternehmen
Rechnungseingang
Mehr als 90 % der Rechnungen gingen bereits vor der Einführung per E-Mail ein – wurden anschließend jedoch ausgedruckt und durch die Abteilungen getragen. Heute übernimmt DocuWare die eingehenden Rechnungen direkt aus dem E-Mail-Postfach, steuert Prüfung und Freigabe und übergibt die Unterlagen anschließend an DATEV Unternehmen online.
Kein Papierumlauf mehr zwischen den Abteilungen.
Zertifikatsmanagement
Mehrere Tausend Zertifikate und Spezifikationen wurden früher mithilfe von Excel-Listen überwacht. Heute liegen die Dokumente mit ihren relevanten Daten in DocuWare. Bei Audits sind sie innerhalb weniger Sekunden verfügbar und vor Ablauf eines Zertifikats wird automatisch ein Workflow angestoßen.
Weniger manuelle Kontrolle und mehr Sicherheit bei Fristen
„Das Management der für die Lebensmittelsicherheit wichtigen Zertifikate ist heute wesentlich leichter. Der Prozess ist jetzt effizienter und auch sicherer, da er vom DMS überwacht wird und dadurch Fehlerquellen eliminiert sind.“
Digital Leaders Award 2025: Digitalisierung, die Überzeugt
Für die erfolgreiche Digitalisierung der Dokumentenprozesse wurde das gemeinsame Projekt 2025 mit dem DocuWare Digital Leaders Award ausgezeichnet.
Mit dem Award würdigt DocuWare besonders erfolgreiche Digitalisierungsprojekte aus seinem internationalen Partner- und Kundennetzwerk. Entscheidend ist dabei nicht allein der Einsatz einer neuen Software, sondern der konkrete Mehrwert, der durch die Digitalisierung im Unternehmen entsteht.
Genau dieser zeigt sich hier deutlich: Das Druckvolumen wurde erheblich reduziert, zahlreiche Prozesse wurden digitalisiert und automatisiert und Informationen stehen heute schneller und strukturierter zur Verfügung. Gleichzeitig hat sich DocuWare zu einem fest etablierten Arbeitswerkzeug entwickelt, das mittlerweile in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt wird.
Die Auszeichnung bestätigt damit nicht nur den technologischen Erfolg des Projekts, sondern vor allem dessen Wirkung im Arbeitsalltag.
Die Digitalisierung geht weiter
Mit 17 digitalisierten Prozessen ist bereits eine starke Grundlage geschaffen. Gleichzeitig befinden sich weitere Abläufe im Test oder in der Planung. Denn Digitalisierung wird bei Pacovis nicht als abgeschlossenes Projekt verstanden, sondern als kontinuierliche Weiterentwicklung.
Digitalisierung weiterer Prozesse
Zusätzliche Dokumentarten, Fachbereiche und wiederkehrende Abläufe sollen schrittweise in die digitale Arbeitsweise eingebunden werden.
Optimierung bestehender Workflows
Bereits umgesetzte Prozesse werden regelmäßig hinterfragt und an neue Anforderungen, technische Möglichkeiten und praktische Erfahrungen angepasst.
Automatisierung weiter ausbauen
Manuelle Arbeitsschritte sollen dort reduziert werden, wo klare Regeln und wiederkehrende Abläufe eine zuverlässige Automatisierung ermöglichen.
Archivieren, sortieren, steuern
Gemeinsam analysieren wir Ihre bestehenden Abläufe und zeigen Ihnen, wo digitale Workflows Zeit sparen, Transparenz schaffen und manuelle Arbeit reduzoeren können.
