Sie schützen digitale Dokumente mit Zugriffsrechten. Nur ausgewählte Personen dürfen eine Personalakte öffnen, eine Kalkulation bearbeiten oder einen Vertrag einsehen.
Dann wird das Dokument ausgedruckt.
Wenige Augenblicke später liegt dieselbe Information offen im Ausgabefach.
Das ist vermutlich das bekannteste Sicherheitsproblem beim Drucken. Es ist aber längst nicht das einzige. Denn ein Dokument durchläuft auf dem Weg zum Papier mehrere Stationen: vom Arbeitsplatz über das Netzwerk und die Druckwarteschlange bis zum Gerät. Je nach System können dabei Informationen übertragen, verarbeitet und vorübergehend gespeichert werden.
Auch das Gerät selbst ist kein einfacher Papierausgeber. Moderne Drucker und Multifunktionssysteme besitzen eigene Betriebssysteme, Netzwerkverbindungen und Serverfunktionen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ordnet sie deshalb als wichtige Bestandteile der IT-Infrastruktur ein, die häufig vertrauliche Informationen verarbeiten.
Wer seine Druckumgebung absichern möchte, sollte deshalb ein Dokument auf seinem gesamten Weg betrachten:
- Bevor gedruckt wird
- Während es verarbeitet und ausgegeben wird
- Nachdem der Druckauftrag abgeschlossen ist
Welche Sicherheitsrisiken entstehen vor dem Drucken?
Noch bevor das erste Blatt Papier ausgegeben wird, hat das Dokument bereits mehrere technische Stationen durchlaufen.
Der Druckauftrag entsteht an einem Arbeitsplatz oder in einer Anwendung. Anschließend wird er über das Netzwerk, einen Druckserver oder eine Cloud-Plattform an das ausgewählte Gerät übermittelt.
An dieser Stelle sollten Sie wissen:
- Über welche Systeme laufen Ihre Druckaufträge?
- Welche Verbindungen werden genutzt?
- Ist nachvollziehbar, wer welchen Drucker verwenden darf?
- Können Druckaufträge versehentlich an einem falschen Standort landen?
- Wer darf Drucker, Warteschlangen und Benutzer verwalten?
- Werden vertrauliche Druckdaten angemessen geschützt übertragen?
Besonders bei mehreren Standorten oder einer historisch gewachsenen Druckumgebung fehlt häufig ein einheitlicher Überblick. Unterschiedliche Druckermodelle, Treiber, Benutzerberechtigungen und lokale Konfigurationen erschweren nicht nur den Support. Sie machen es auch schwieriger, überall dieselben Sicherheitsanforderungen umzusetzen.
Genau deshalb betrachten wir bei ncc nicht nur das einzelne Gerät. Wir schauen uns an, wie Drucker, Nutzer, Standorte und bestehende IT zusammenspielen. Daraus ergibt sich, ob eine lokale Druckstruktur ausreicht oder eine zentraler verwaltete Lösung sinnvoller ist.
Mit Cloud Printing für Unternehmen lassen sich Drucker, Nutzer und Berechtigungen zentraler verwalten. Das kann besonders bei mehreren Standorten und hybriden Arbeitsmodellen helfen, uneinheitliche Konfigurationen und wiederkehrende manuelle Arbeit zu reduzieren.
Wie schützen Sie vertrauliche Dokumente am Drucker?
Ein vertraulicher Ausdruck wird abgeschickt. Eigentlich wollte die Person ihn sofort abholen.
Dann klingelt das Telefon. Eine Kollegin stellt eine Frage. Ein anderer Termin beginnt früher als geplant.
Das Dokument bleibt liegen.
In gemeinsam genutzten Büros, auf Fluren oder in zentralen Druckerräumen können viele Personen am Gerät vorbeikommen. Bei Verträgen, Personaldokumenten, Kalkulationen, Rechnungen oder Gesundheitsdaten ist das mehr als ein kleines Missgeschick.
Hinweisschilder und interne Regeln können sensibilisieren. Sie verhindern aber nicht zuverlässig, dass ein Ausdruck unbeaufsichtigt liegen bleibt.
Wie funktioniert eine sichere Druckfreigabe?
Bei einer sicheren Druckfreigabe wird ein Auftrag zunächst zurückgehalten. Der Druck beginnt erst, wenn sich die berechtigte Person direkt am Gerät identifiziert.
Je nach eingesetzter Lösung kann die Anmeldung beispielsweise erfolgen über:
- ein Benutzerkonto,
- eine Karte,
- eine PIN,
- oder eine App.
Das verändert einen entscheidenden Punkt im Ablauf: Nicht der Klick am Arbeitsplatz löst die Ausgabe aus, sondern die Identifikation am Drucksystem.
Dadurch können Sie:
- offen liegende Dokumente reduzieren,
- versehentliche Ausdrucke am falschen Gerät vermeiden,
- Druckaufträge eindeutiger Personen zuordnen,
- und vertrauliche Informationen kontrollierter ausgeben.
Bei einer standortübergreifenden Lösung kann zusätzlich sogenanntes Follow Me Printing eingesetzt werden. Der Auftrag wird dabei nicht sofort an einem festen Gerät ausgegeben. Die berechtigte Person ruft ihn an einem dafür vorgesehenen Drucker ab.
Wie eine solche Lösung aufgebaut wird, hängt von Ihrer Umgebung ab. Entscheidend sind unter anderem die vorhandenen Geräte, Ihre Benutzerverwaltung, die Standorte und die Frage, welche Dokumente einen besonders geschützten Ablauf benötigen.
Welche Daten bleiben nach dem Drucken auf dem Gerät?
Mit der Ausgabe des Papiers ist der digitale Teil des Vorgangs nicht zwangsläufig beendet.
Abhängig vom jeweiligen Modell und von der Konfiguration können auf einem Multifunktionssystem beispielsweise vorhanden sein:
- temporäre Druck- oder Scandaten,
- Dokumente in Warteschlangen oder Mailboxen,
- Benutzerkonten,
- Adressbücher,
- Scan-Ziele,
- Druck- und Kopierprotokolle,
- Zertifikate,
- Netzwerk- und Geräteeinstellungen.
Nicht jedes System speichert dieselben Informationen auf dieselbe Weise. Deshalb reicht die allgemeine Aussage „Der Druckauftrag wird anschließend gelöscht“ nicht aus.
Sie sollten für Ihre eingesetzten Geräte konkret klären:
- Welche Informationen werden gespeichert?
- Wie lange bleiben sie vorhanden?
- Wer kann darauf zugreifen?
- Welche automatischen Löschfunktionen sind aktiviert?
- Wie sind Datenträger und gespeicherte Informationen geschützt?
Gerade bei Multifunktionssystemen wird dieser Punkt leicht unterschätzt. Das Gerät steht sichtbar im Büro, der interne Speicher bleibt dagegen unsichtbar.
Was passiert mit den Daten, wenn ein Drucker ausgetauscht wird?
Spätestens beim Austausch zeigt sich, ob die Druckersicherheit über den gesamten Gerätelebenszyklus gedacht wurde.
Ein Leasingvertrag endet. Ein defektes System wird ersetzt. Ein alter Drucker wird verkauft, zurückgegeben oder entsorgt.
Das Gerät verlässt das Unternehmen, möglicherweise zusammen mit gespeicherten Konten, Adressbüchern, Zertifikaten oder Dokumentendaten.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weist ausdrücklich darauf hin, dass vertrauliche Informationen nach der Außerbetriebnahme auf Druckern und Multifunktionsgeräten verbleiben können.
Vor der Rückgabe sollten Sie deshalb nicht nur Strom- und Netzwerkkabel entfernen.
Diese Fragen gehören in den Rückgabeprozess
- Welche Informationen sind auf dem Gerät gespeichert?
- Welche Benutzerkonten und Scan-Ziele wurden eingerichtet?
- Sind Zertifikate oder Zugangsdaten hinterlegt?
- Welche Lösch- oder Initialisierungsfunktion sieht der Hersteller vor?
- Wer führt die Löschung durch?
- Wie wird die Durchführung dokumentiert?
- Wurde das Gerät aus Inventar und Geräteverwaltung entfernt?
- Wurden Verbindungen zu Anwendungen oder Cloud-Diensten aufgehoben?
Die sichere Außerbetriebnahme sollte nicht erst am Tag der Abholung organisiert werden. Am besten wird bereits bei Beschaffung und Vertragsgestaltung festgelegt, wie mit dem Gerät am Ende seiner Nutzungsdauer verfahren wird.
Warum sind Firmware und Konfiguration bei Druckern wichtig?
Viele Sicherheitsprobleme sind äußerlich nicht erkennbar.
Ein Drucker mit veralteter Firmware druckt möglicherweise weiterhin ohne sichtbare Einschränkung. Ein offener Administrationszugang stört den Arbeitsalltag zunächst ebenfalls nicht. Und ein nicht benötigter Netzwerkdienst fällt häufig erst dann auf, wenn jemand gezielt danach sucht.
Deshalb sollten Sie Ihre Drucksysteme nicht nur dann betrachten, wenn Papier fehlt oder eine Störung auftritt.
Zum laufenden Betrieb gehören auch:
- Firmwarestände erfassen und prüfen,
- verfügbare Aktualisierungen bewerten,
- administrative Zugänge begrenzen,
- nicht benötigte Dienste deaktivieren,
- Benutzerrechte aktuell halten,
- wichtige Konfigurationsänderungen dokumentieren,
- und ältere Geräte hinsichtlich Herstellersupport und weiterer Nutzung bewerten.
Die entscheidende Frage ist dabei oft nicht, ob das Gerät aktualisiert werden kann.
Sie lautet: Wer prüft, führt durch und dokumentiert die Aktualisierung?
Wer ist eigentlich für die Druckersicherheit verantwortlich?
In vielen Unternehmen gibt es darauf keine eindeutige Antwort.
Der Einkauf beschafft das Gerät. Die IT stellt die Netzwerkverbindung her. Ein externer Dienstleister übernimmt Wartung und Reparatur. Der Fachbereich richtet vielleicht ein neues Scan-Ziel ein. Später koordiniert die Verwaltung die Rückgabe.
Jede einzelne Aufgabe kann erledigt sein, während der Gesamtprozess trotzdem Lücken aufweist.
Typische Übergaben sind:
| Situation | Was geklärt sein sollte |
|---|---|
| Ein neues Gerät wird bestellt | Wer definiert Sicherheitsanforderungen und benötigte Funktionen? |
| Das Gerät wird eingerichtet | Wer konfiguriert Netzwerk, Benutzer und Zugänge? |
| Neue Mitarbeitende beginnen | Wer vergibt und entzieht Berechtigungen? |
| Eine Aktualisierung erscheint | Wer prüft, installiert und dokumentiert sie? |
| Eine Störung tritt auf | Wer nimmt sie auf und koordiniert die Bearbeitung? |
| Das Gerät wird zurückgegeben | Wer löscht Daten und entfernt Verbindungen? |
Sie müssen diese Aufgaben nicht zwingend intern übernehmen. Sie müssen aber wissen, wer sich darum kümmert.
Das ist auch der Punkt, an dem Print und IT-Services unmittelbar zusammenkommen: Ein Drucker muss zum Arbeitsprozess passen, aber ebenso kontrolliert in die IT-Umgebung eingebunden und im laufenden Betrieb betreut werden.
Wo sollten Sie mit der Prüfung Ihrer Druckumgebung beginnen?
Nicht zwangsläufig bei einem neuen Gerät.
Nehmen Sie stattdessen einen Drucker, über den regelmäßig vertrauliche Dokumente laufen. Verfolgen Sie anschließend einen typischen Auftrag vom Arbeitsplatz bis zur Ausgabe.
Beobachten Sie einen vollständigen Druckvorgang
Fragen Sie dabei:
- Wer darf den Drucker auswählen?
- Wie gelangt der Auftrag zum Gerät?
- Wird das Dokument sofort ausgegeben?
- Wer kann es am Ausgabefach sehen?
- Bleibt der Auftrag auf dem Gerät gespeichert?
- Wer verwaltet Benutzer und Einstellungen?
- Wann wurden Firmware und Berechtigungen zuletzt geprüft?
- Was würde mit den Daten bei einer kurzfristigen Rückgabe passieren?
Schon an einem einzelnen Gerät werden häufig Fragen sichtbar, die sich später auf die gesamte Flotte übertragen lassen.
Im nächsten Schritt können wir gemeinsam betrachten, ob das Problem tatsächlich beim Gerät liegt oder eher bei der Einbindung, der Druckfreigabe, den Zuständigkeiten oder dem laufenden Betrieb.
Unsere Drucksysteme und Multifunktionssysteme werden deshalb nicht nur nach Druckgeschwindigkeit oder Papierformat ausgewählt. Wir berücksichtigen auch Nutzergruppen, Standorte, benötigte Funktionen, Netzwerkanbindung und gewünschte Serviceprozesse.
Wenn Wartung, Verbrauchsmaterial, Störungen und Geräteübersicht intern zu viel Zeit binden, können Managed Print Services diese Aufgaben strukturierter organisieren und Zuständigkeiten im Betrieb klarer machen.
Welche fünf Fragen sollten Sie intern zuerst klären?
Eine erste Bestandsaufnahme muss kein umfangreiches Sicherheitsprojekt sein.
Beginnen Sie mit diesen fünf Fragen:
- Welche vertraulichen Informationen werden bei uns regelmäßig gedruckt oder gescannt?
- Welche Personen dürfen auf Geräte, Funktionen und Dokumente zugreifen?
- Wer kümmert sich um Firmware, Konfiguration und Berechtigungen?
- Welche Daten bleiben auf unseren Systemen gespeichert?
- Was passiert mit diesen Daten bei Austausch oder Rückgabe?
Wenn Sie diese Fragen nicht eindeutig beantworten können, benötigen Sie nicht automatisch eine neue Druckerflotte.
Sie benötigen zunächst Transparenz über Geräte, Datenwege und Verantwortung.
Was macht eine sichere Druckumgebung aus?
Eine sichere Druckumgebung schützt nicht nur das Papier im Ausgabefach.
Sie berücksichtigt den gesamten Weg eines Dokuments:
- vom Arbeitsplatz zum Drucksystem,
- durch Netzwerk und Warteschlange,
- über die Ausgabe am Gerät,
- bis zur Speicherung oder Löschung der verarbeiteten Daten.
Dazu kommen die organisatorischen Fragen, die im Alltag leicht übersehen werden: Wer aktualisiert das Gerät? Wer verwaltet die Rechte? Wer reagiert auf Auffälligkeiten? Und wer sorgt dafür, dass bei der Rückgabe keine Informationen zurückbleiben?
Druckersicherheit entsteht deshalb nicht durch eine einzelne Funktion.
Sie entsteht, wenn Print, IT und Arbeitsprozesse zusammenpassen.
Wissen Sie heute, welchen Weg ein vertrauliches Dokument in Ihrer Druckumgebung nimmt und wer diesen Weg absichert?
Betrachten Sie Ihre Druckumgebung einmal aus Sicht Ihrer Daten
Gemeinsam verfolgen wir, wie Druck- und Scanaufträge durch Ihre Umgebung laufen, welche Geräte und Nutzer beteiligt sind und wo technische oder organisatorische Fragen offenbleiben.
Dabei geht es nicht automatisch um neue Hardware. Es geht zunächst darum, den bestehenden Prozess zu verstehen.
Häufig gestellte Fragen
Warum sind Drucker ein Thema für die IT-Sicherheit?
Moderne Drucker und Multifunktionssysteme besitzen eigene Betriebssysteme, Netzwerkverbindungen und Serverfunktionen. Sie verarbeiten und speichern je nach Konfiguration vertrauliche Informationen und sind deshalb Teil der IT-Infrastruktur.
Wie kann verhindert werden, dass vertrauliche Ausdrucke offen liegen?
Mit einer sicheren Druckfreigabe wird ein Auftrag zunächst zurückgehalten. Die Ausgabe beginnt erst, wenn sich die berechtigte Person direkt am Gerät identifiziert.
Was ist der Unterschied zwischen Secure Print und Follow Me Printing?
Secure Print bezeichnet die geschützte Freigabe eines Druckauftrags. Beim Follow Me Printing kann die berechtigte Person den Auftrag an einem dafür vorgesehenen Gerät innerhalb der Druckumgebung abrufen. Der genaue Funktionsumfang hängt von der eingesetzten Lösung ab.
Können Multifunktionsdrucker Daten speichern?
Je nach Modell und Konfiguration können beispielsweise Druck- und Scandaten, Adressbücher, Benutzerkonten, Protokolle, Zertifikate und Geräteeinstellungen gespeichert werden.
Was muss bei der Rückgabe eines Druckers beachtet werden?
Vor der Rückgabe sollten gespeicherte Daten, Benutzerkonten, Zertifikate und Verbindungen geprüft und entsprechend den vorgesehenen Gerätefunktionen entfernt werden. Die Außerbetriebnahme sollte nachvollziehbar dokumentiert werden.
