Schluss mit Verträgen, die erst auffallen, wenn es zu spät ist
Fristen im Blick behalten, Zuständigkeiten klären und Verträge sicher digital steuern.
Verträge regeln Kosten, Leistungen, Pflichten, Laufzeiten und Risiken. Trotzdem liegen sie in vielen Unternehmen verteilt. Das Problem zeigt sich oft erst, wenn eine Kündigungsfrist verpasst wurde oder ein Vertrag automatisch verlängert ist.
Mit DocuWare bringen wir Ihre Verträge in einen klaren digitalen Prozess. Verträge werden zentral abgelegt, strukturiert gefunden, digital geprüft, Fristen werden überwacht und relevante Personen rechtzeitig eingebunden.
So wird aus passiver Vertragsablage ein aktives Vertragsmanagement.
Wir sind der Partner an Ihrer Seite
Vertragsverwaltung betrifft sensible Informationen, klare Verantwortlichkeiten und oft direkte finanzielle Risiken. Deshalb reicht es nicht, Verträge einfach irgendwo digital abzulegen.
Als DocuWare-Partner begleiten wir Sie von der Prozessaufnahme bis zur Einführung Ihrer digitalen Vertragsverwaltung mit Blick auf Abläufe, Berechtigungen, Fristen und Integrationen.
Wenn Verträge mehr Risiko als Sicherheit schaffen
Verträge sollen Klarheit schaffen. In der Praxis sorgen sie aber oft für Unsicherheit, wenn sie nicht zentral verwaltet und aktiv überwacht werden.
Wer hat den aktuellen Vertrag? Welche Laufzeit gilt? Wann muss gekündigt werden? Welche Anlagen gehören dazu? Wer darf Änderungen freigeben? Und wo liegt eigentlich die unterzeichnete Version?
Wenn diese Fragen nicht schnell beantwortet werden können, wird Vertragsverwaltung zum Risiko.
Kundenverträge, Lieferantenverträge, Mietverträge, Wartungsverträge oder Servicevereinbarungen liegen verteilt in E-Mails, Dateiordnern, Papierakten oder Fachabteilungen.
Kündigungsfristen, Verlängerungen, Wiedervorlagen und Prüfungstermine werden oft in Excel-Listen, Kalendern oder persönlichen Erinnerungen gepflegt. Das funktioniert nur so lange, bis jemand etwas übersieht.
Wer ist für den Vertrag zuständig? Wer darf ihn ändern? Wer muss prüfen? Wer entscheidet über Verlängerung, Kündigung oder Neuverhandlung? Ohne klare Rollen entstehen Verzögerungen und Unsicherheit.
Vertragsentwürfe, finale Versionen, Nachträge, Anlagen und E-Mail-Abstimmungen liegen häufig getrennt voneinander. Dadurch fehlt der vollständige Überblick über den Vertragsstand.
Laufzeiten, Kosten, Vertragspartner, Kündigungsfristen oder Leistungsinhalte stecken oft nur im Dokument selbst. Dadurch fehlt eine verlässliche Übersicht für Controlling, Einkauf, Geschäftsführung oder Fachabteilungen.
Verträge enthalten vertrauliche Preise, Konditionen, personenbezogene Daten oder strategische Vereinbarungen. Ohne Berechtigungskonzept und Nachvollziehbarkeit steigt das Risiko unkontrollierter Zugriffe.
So wird aus Vertragsablage aktive Vertragssteuerung
Mit DocuWare verwalten Sie Verträge nicht nur digital, sondern strukturiert über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg: vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zu Fristen, Verlängerungen, Kündigungen und Archivierung.
Wir richten Ihre Vertragsverwaltung so ein, dass Verträge nicht einfach abgelegt werden, sondern im richtigen Moment sichtbar werden.
Alle Verträge an einem Ort
Mit DocuWare werden Verträge zentral in digitalen Vertragsakten organisiert. Dazu gehören Hauptvertrag, Anlagen, Nachträge, E-Mail-Korrespondenz, Freigaben und relevante Zusatzinformationen.
So entsteht eine zentrale Vertragsbasis, auf die berechtigte Personen schnell zugreifen können.
- zentrale Ablage für alle Vertragsarten
- vollständige digitale Vertragsakten
- weniger Suchaufwand
- klare Struktur für Vertragspartner, Laufzeiten und Zuständigkeiten
- bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen
Keine Kündigungsfrist mehr dem Zufall überlassen
Verträge werden erst kritisch, wenn Fristen übersehen werden. Mit DocuWare können Wiedervorlagen, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungstermine digital gesteuert werden.
Verantwortliche Personen werden rechtzeitig informiert, bevor ein Vertrag automatisch verlängert wird oder eine Entscheidung zu spät kommt.
- automatische Erinnerungen an wichtige Fristen
- bessere Kontrolle über Laufzeiten
- weniger Risiko durch automatische Verlängerungen
- rechtzeitige Prüfung von Kündigung oder Verlängerung
- mehr Planungssicherheit für Kosten und Verpflichtungen
Vertragsinformationen finden, ohne Ordner zu durchsuchen
Über Suchfunktionen, Indexdaten und digitale Akten lassen sich Verträge gezielt finden. Sie suchen nicht mehr nach einem Dateinamen, sondern nach Vertragspartner, Vertragsart, Laufzeit, Status, Kostenstelle oder zuständiger Person.
Das macht Vertragsinformationen schneller verfügbar und reduziert Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden.
- schnelle Suche nach Vertragspartnern und Vertragsarten
- bessere Übersicht über aktive und beendete Verträge
- weniger Rückfragen an Fachabteilungen
- strukturierte Auskunft bei internen Prüfungen
- mehr Transparenz über Vertragsbestand
Verträge prüfen und freigeben, ohne E-Mail-Chaos
Verträge müssen häufig durch mehrere Hände: Fachabteilung, Einkauf, Geschäftsführung, Rechtsabteilung oder externe Beteiligte. Mit digitalen Workflows werden Prüfungen, Freigaben und Rückfragen nachvollziehbar gesteuert.
DocuWare leitet Verträge an die richtigen Personen weiter, zeigt offene Aufgaben und dokumentiert den Bearbeitungsstand.
- klare Prüf- und Freigabeprozesse
- weniger manuelle Nachverfolgung
- transparente Zuständigkeiten
- nachvollziehbarer Bearbeitungsstatus
- schnellere Entscheidungen
Jeder Vertragsstand bleibt nachvollziehbar
Verträge verändern sich: Entwürfe werden angepasst, Anlagen ergänzt, Nachträge unterschrieben oder Konditionen neu verhandelt. Mit DocuWare lassen sich Vertragsversionen, Ergänzungen und zugehörige Dokumente strukturiert zusammenführen.
So bleibt klar, welcher Vertragsstand aktuell ist und welche Dokumente zum Vorgang gehören.
- nachvollziehbare Vertragsversionen
- Anlagen und Nachträge strukturiert zuordnen
- weniger Risiko durch alte Dateistände
- vollständige Vertragsakte
- bessere Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen
Verträge schützen, statt sie nur zu speichern
Verträge enthalten sensible Informationen. Deshalb brauchen sie klare Berechtigungen, kontrollierte Zugriffe und sichere Archivierung.
Mit DocuWare können Vertragsdokumente geschützt abgelegt, nur für berechtigte Personen verfügbar gemacht und nachvollziehbar archiviert werden.
- sichere digitale Archivierung
- klare Zugriffsrechte
- Schutz sensibler Vertragsinformationen
- nachvollziehbare Dokumentenhistorie
- vollständige Compliance-Grundlage
Sehen Sie in 3 Minuten, wie Verträge effizient bearbeitet, überwacht und abgerufen werden können.
In unserer Live-Demo zeigen wir Ihnen nicht nur einzelne Funktionen. Sie sehen den kompletten Ablauf der Vertragsverwaltung.
So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie digitale Vertragsverwaltung in Ihrem Unternehmen aussehen kann.
In der Demo sehen Sie:
- die Verwaltung von eingehenden Verträgen
- die Überwachung von Verträgen
- die Vertragsversionierung
- der Abruf von Verträgen
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Weitere InformationenWas sich für Ihre Teams verbessert
Einkauf und Verwaltung behalten Verträge, Laufzeiten, Fristen und Vertragspartner besser im Blick. Das erleichtert Verlängerungen, Kündigungen, Neuverhandlungen und interne Abstimmungen.
- bessere Übersicht über Lieferanten- und Dienstleisterverträge
- rechtzeitige Erinnerungen an Fristen
- weniger manuelle Listenpflege
- schnellere Auskunft zu Vertragskonditionen
- strukturierte Vorbereitung für Neuverhandlungen
Fachabteilungen finden die Verträge, die sie im Alltag benötigen, schneller und arbeiten mit klaren Zuständigkeiten.
- schneller Zugriff auf relevante Verträge
- weniger Rückfragen an Verwaltung oder Einkauf
- klare Aufgaben bei Prüfung und Freigabe
- bessere Übersicht über laufende Vereinbarungen
- weniger Unsicherheit bei Vertragsständen
Die Geschäftsführung erhält mehr Transparenz über vertragliche Verpflichtungen, Risiken und Kosten. Entscheidungen können auf Basis vollständiger und aktueller Vertragsinformationen getroffen werden.
- bessere Kontrolle über Vertragsbestand
- weniger Risiko durch verpasste Fristen
- mehr Transparenz über laufende Verpflichtungen
- schnellere Entscheidungsgrundlagen
- stärkere Compliance und Nachvollziehbarkeit
Verträge enthalten sensible Daten und müssen kontrolliert bereitgestellt werden. IT und Datenschutz profitieren von klaren Berechtigungen, weniger Schattenablagen und besser nachvollziehbaren Zugriffen.
- weniger unkontrollierte Dateiablagen
- klare Berechtigungsmodelle
- kontrollierter Zugriff auf sensible Informationen
- bessere Nachvollziehbarkeit
- sichere Integration in bestehende Systeme
Ein verpasster Termin kann teurer sein als die ganze Vertragsverwaltung
Viele Vertragsrisiken entstehen nicht, weil Verträge schlecht verhandelt wurden. Sie entstehen, weil sie nach der Unterschrift aus dem Blick geraten.
Eine automatische Verlängerung, eine vergessene Kündigungsfrist oder eine übersehene Preisänderung kann unnötige Kosten verursachen. Besonders kritisch wird es, wenn niemand rechtzeitig verantwortlich ist.
Mit digitaler Vertragsverwaltung machen Sie Verträge wieder steuerbar: Fristen werden sichtbar, Zuständigkeiten klar und Entscheidungen rechtzeitig vorbereitet.
Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Vertragsverwaltung
Verträge stehen selten für sich allein. Sie hängen mit Einkauf, Vertrieb, Projekten, Lieferanten, Kunden, Rechnungen, Personal oder Geschäftsführung zusammen.
Deshalb betrachten wir nicht nur die Ablage, sondern den gesamten Vertragsprozess. DocuWare kann in bestehende Arbeitsumgebungen und Systeme eingebunden werden, damit Vertragsinformationen dort verfügbar sind, wo Entscheidungen getroffen werden.
So bringen wir Struktur in Ihre Vertragsverwaltung
Wir starten nicht mit einer digitalen Ablage. Wir starten mit Ihren Vertragsprozessen. Welche Verträge gibt es? Wo liegen sie heute? Wer ist verantwortlich? Welche Fristen müssen überwacht werden? Welche Freigaben sind notwendig? Und welche Vertragsinformationen brauchen Sie für Entscheidungen?
Daraus entwickeln wir eine DocuWare-Struktur, die Verträge zentral verwaltet und aktiv steuerbar macht.
Brauchen Sie mehr Vertragsdisziplin oder endlich ein System, das mitdenkt?
Das Problem ist nicht der einzelne Vertrag, sondern die fehlende Transparenz über Fristen, Versionen, Zuständigkeiten und Risiken.
Wenn Vertragsverwaltung heute von Excel-Listen, E-Mail-Erinnerungen oder einzelnen Personen abhängt, ist der Prozess zu anfällig.
Lassen Sie uns sprechen, wenn:
- Sie nicht sofort wissen, welche Verträge bald auslaufen.
- Kündigungsfristen manuell überwacht werden.
- Vertragsverlängerungen erst auffallen, wenn es zu spät ist.
- Verträge verteilt in E-Mails, Laufwerken oder Papierordnern liegen.
- Es keine zentrale Übersicht über aktive Verträge gibt.
- Anlagen, Nachträge und Versionen schwer zuzuordnen sind.
- Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe unklar sind.
- Vertragsinformationen mühsam aus Dokumenten gesucht werden müssen.
- Sensible Verträge nicht geschützt sind.
- Entscheidungen zu Kündigungen oder Verlängerungen zu spät starten.
Sie möchten wissen, was zu Ihrer Situation passt? Schreiben Sie uns kurz.
Wir melden uns mit dem passenden Ansprechpartner bei Ihnen.
Auf Grundlage Ihrer Anfrage klären wir, welche Anforderungen, Prozesse oder Systeme bei Ihnen im Fokus stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Je konkreter Ihre Nachricht, desto besser können wir uns vorbereiten.
Jonas Piegel
Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung? Kontaktieren Sie uns.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Welche Verträge lassen sich mit DocuWare verwalten?
Mit DocuWare können unterschiedliche Vertragsarten zentral verwaltet werden. Dazu gehören zum Beispiel Kundenverträge, Lieferantenverträge, Wartungsverträge, Mietverträge, Serviceverträge, Rahmenverträge, Personalverträge oder Projektverträge.
Unterstützt DocuWare bei Kündigungsfristen und Laufzeiten?
Können Verträge digital geprüft und freigegeben werden?
Ist die Archivierung GoBD-konform? Sind sensible Vertragsdaten geschützt?
Ja. Über Berechtigungen kann gesteuert werden, wer bestimmte Verträge sehen, bearbeiten, freigeben oder archivieren darf. So lassen sich sensible Vertragsinformationen kontrolliert bereitstellen.
DocuWare unterstützt eine revisionssichere digitale Archivierung. Entscheidend ist zusätzlich, dass der Gesamtprozess sauber eingerichtet und dokumentiert wird. Genau dabei unterstützen wir Sie im Projekt.
Können Anlagen, Nachträge und Versionen zugeordnet werden?
Ja. Verträge, Anlagen, Nachträge und weitere Dokumente können in digitalen Vertragsakten zusammengeführt werden. So bleibt der gesamte Vertragskontext nachvollziehbar.
Können wir nach Vertragspartner, Laufzeit oder Status suchen?
Ja. Verträge können über definierte Indexdaten, Suchbegriffe und digitale Akten gefunden werden. Dadurch lassen sich Vertragsinformationen schneller recherchieren als in klassischen Ordnerstrukturen.
Kann DocuWare mit elektronischen Signaturen kombiniert werden?
Ja. Elektronische Signaturen können je nach Prozess und Anwendungsfall eingebunden werden. Das kann besonders sinnvoll sein, wenn Verträge digital geprüft, freigegeben und anschließend unterzeichnet werden sollen.
Lässt sich DocuWare mit ERP, CRM oder E-Mail verbinden?
Ja. DocuWare kann in bestehende Systemlandschaften eingebunden werden, zum Beispiel in Microsoft 365, Outlook, ERP-Systeme, CRM, Finanzbuchhaltung oder weitere Fachanwendungen.
Müssen alle Verträge auf einmal digitalisiert werden?
Nein. Oft ist ein schrittweiser Einstieg sinnvoll. Zum Beispiel mit Lieferantenverträgen, Wartungsverträgen, Kundenverträgen oder einem besonders fristenkritischen Vertragsbereich.
Können bestehende Verträge übernommen werden?
Ja. Bestehende Verträge können je nach Ausgangslage in eine digitale Vertragsverwaltung überführt werden. Gemeinsam prüfen wir, welche Dokumente übernommen, verschlagwortet und strukturiert werden sollten.
An wen wende ich mich im Servicefall?
Sie erreichen unsere technische Service-Hotline unter der Rufnummer +49 2506 9320-222 oder per E-Mail an: it-support@nccms.de. Unsere erfahrenen Servicetechniker stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Wie starten wir am besten und wie lange dauert die Einführung?
Der beste Start ist eine Analyse Ihrer aktuellen Vertragsverwaltung. Wir prüfen, welche Verträge es gibt, wo sie heute liegen, welche Fristen überwacht werden müssen und welche Prozesse digital abgebildet werden sollen.
Die Dauer der Einführung hängt von Umfang, Prozesskomplexität und gewünschten Integrationen ab. Ein klar eingegrenzter Rechnungsworkflow kann oft deutlich schneller umgesetzt werden als ein unternehmensweites DMS-Projekt mit vielen Abteilungen und Schnittstellen.
Was kostet digitale Vertragsverwaltung mit DocuWare?
Die Kosten hängen von Nutzeranzahl, Umfang, gewünschten Workflows, Integrationen und Projektaufwand ab. Deshalb prüfen wir zuerst Ihre Anforderungen und erstellen darauf basierend ein passendes Angebot.
Welche Verträge laufen bei Ihnen aus, ohne dass es jemand rechtzeitig merkt?
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Sie Verträge zentral verwalten, Fristen rechtzeitig erkennen und Risiken besser steuern können.
