Die Digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für mehr Tempo, Transparenz und Sicherheit in Ihrer Buchhaltung.
Schluss mit Rechnungen, die liegen bleiben.
Rechnungen kommen per E-Mail, als PDF, als E-Rechnung oder noch auf Papier. Danach beginnt oft der eigentliche Aufwand: Daten erfassen, Zuständigkeiten klären, Freigaben einholen, Rückfragen beantworten und Fristen im Blick behalten.
Sparen Sie bis zu 95 % Ihrer Zeit gegenüber manueller Rechnungserfassung. Wir helfen Ihnen, daraus einen digitalen Prozess zu machen.
Wir sind der Partner an Ihrer Seite
ncc guttermann begleitet Unternehmen bei der Einführung und Optimierung von DocuWare — von der Prozessaufnahme bis zum laufenden Support.
Wenn Rechnungen Prozesse ausbremsen
Eine Rechnung kommt rein und eigentlich ist klar: Sie muss geprüft, freigegeben, gebucht und archiviert werden. In der Praxis wird genau daraus oft ein unnötig langer Prozess. Die Folge: Die Buchhaltung muss nachhalten, suchen und manuell korrigieren.
E-Mail, PDF, Papier, E-Rechnung, Scan oder persönlicher Eingang. Ohne zentrale Steuerung fehlt schnell der Überblick.
Rechnungen werden per E-Mail weitergeleitet oder ausgedruckt. Dadurch ist oft nicht transparent, wer gerade prüfen muss und wo der Prozess steht.
Rechnungsnummern, Beträge, Lieferanten und Positionsdaten werden händisch übertragen. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Wenn Rechnungen zu lange liegen bleiben, gehen Skontovorteile verloren und Zahlungsfristen geraten unter Druck.
Bei Rückfragen, Prüfungen oder Monatsabschlüssen beginnt oft die Suche in E-Mails, Ordnern und Laufwerken.
Informationen aus Rechnungen werden manuell übertragen, obwohl sie digital bereits vorhanden sind.
Wir bringen Ihre Rechnungen in einen klaren digitalen Ablauf
Mit DocuWare werden Eingangsrechnungen zentral erfasst, automatisch ausgelesen, digital geprüft, freigegeben und sicher archiviert.
Dabei wird der Prozess an Ihr Unternehmen angepasst. Wer prüft welche Rechnung? Ab welchem Betrag braucht es eine zweite Freigabe? Welche Daten müssen an die Buchhaltung übergeben werden? Welche Systeme sollen angebunden werden?
Genau diese Fragen klären wir gemeinsam mit Ihnen. Daraus entsteht kein Standardprozess, sondern ein Rechnungsworkflow, der zu Ihrem Alltag passt.
Rechnungsdaten müssen nicht mehr mühsam abgetippt werden
Egal ob per E-Mail, PDF, Scan, E-Rechnung oder Papier: Die Rechnung wird in einen zentralen digitalen Eingang überführt.
Fehler fallen auf, bevor sie in der Buchhaltung landen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Steuerinformationen und weitere Informationen werden automatisch ausgelesen und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.
Freigaben starten automatisch statt per E-Mail-Nachfrage
Die Rechnung wird anhand definierter Regeln an die passende Person oder Abteilung weitergeleitet. Zuständigkeiten sind dadurch von Anfang an klar.
Prüfer geben Rechnungen frei, ohne den Prozess aufzuhalten
Prüfer sehen, welche Rechnung auf sie wartet, können Angaben kontrollieren, Rückfragen stellen und die Rechnung freigeben. Auch mehrstufige Freigaben sind möglich. Erinnerungen und Statusinformationen sorgen dafür, dass Vorgänge nicht liegen bleiben.
Die Buchhaltung arbeitet mit geprüften Informationen
Nach der Freigabe stehen die relevanten Daten strukturiert bereit. Rechnungen können vorkontiert und an Ihre Finanzbuchhaltung oder Ihr ERP-System übergeben werden. Dadurch vermeiden Sie doppelte Datenerfassung und schaffen einen sauberen Übergang in die Buchhaltung.
Rechnungen werden nachvollziehbar und sicher archiviert
Nach Abschluss des Vorgangs wird die Rechnung digital abgelegt. Sie bleibt auffindbar, nachvollziehbar und sauber dokumentiert. Alle Beteiligten sehen, wo eine Rechnung steht, wer zuständig ist und welche Vorgänge noch offen sind.
Sehen Sie in 3 Minuten, wie eine Rechnung digital durch den Prozess läuft
In unserer Live-Demo zeigen wir Ihnen nicht nur einzelne Funktionen. Sie sehen den kompletten Ablauf einer Eingangsrechnung: vom Eingang über die automatische Datenerkennung bis zur Freigabe und Archivierung.
So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie digitale Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen aussehen kann.
In der Demo sehen Sie wie:
- Rechnungen digital erfasst werden
- Daten automatisch erkannt werden
- wie Freigaben angestoßen werden
- wie Rückfragen und Statusinformationen sichtbar bleiben
- wie die Rechnung am Ende archiviert wird
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Weitere InformationenWas sich für Ihre Teams verbessert
Die Buchhaltung muss weniger hinterherlaufen. Offene Rechnungen, fehlende Freigaben und Rückfragen werden transparenter. Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden und Belege sind schneller auffindbar.
Das bringt Entlastung bei:
- der Erfassung, da manuelle Prozesse eliminiert werden
- Prüfung offener Rechnungen
- Nachverfolgung von Freigaben
- Datenerfassung
- Belegsuche
- Monats- und Jahresabschluss
Prüfer erhalten klare Aufgaben und sehen direkt, was zu tun ist. Rechnungen müssen nicht mehr ausgedruckt, weitergeleitet oder in E-Mail-Verläufen gesucht werden.
Das verbessert:
- Übersicht über eigene Freigaben
- Geschwindigkeit bei Prüfungen
- Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
- Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen
Offene Rechnungen, Freigabestände und Prozessengpässe werden transparenter. Dadurch entsteht mehr Kontrolle über Verbindlichkeiten und laufende Vorgänge.
Das unterstützt bei:
- Liquiditätsplanung
- Prozesskontrolle
- Risikoreduzierung
- Entscheidungsgrundlagen
Ein sauber geplanter Rechnungsprozess reduziert Insellösungen und manuelle Workarounds. Die Lösung wird strukturiert in die bestehende Systemlandschaft eingebunden.
Das schafft:
- weniger Medienbrüche
- klare Schnittstellen
- bessere Systemintegration
- kontrollierte Berechtigungen
E-Rechnung ist nicht nur ein Format. Sie ist ein Prozess-Test.
Ab 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Kontext schrittweise relevant. Viele Unternehmen fokussieren sich auf die Frage, ob sie E-Rechnungen empfangen können. Die wichtigere Frage lautet: Was passiert danach?
- E-Rechnungen zentral empfangen
- strukturierte Rechnungsdaten nutzen
- XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten
- Freigabeprozess digital steuern
- revisionssicher archivieren
- Übergabe an FiBu/ERP vorbereiten
Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse
Rechnungsverarbeitung wird erst dann richtig effizient, wenn sie nicht isoliert im DMS endet. Deshalb betrachten wir auch die Systeme dahinter: Finanzbuchhaltung, ERP, E-Mail, Microsoft 365, DATEV, Sage 100 oder weitere Fachanwendungen. Ziel ist ein sauberer Datenfluss vom Rechnungseingang bis zur Buchungsvorbereitung.
Wir starten nicht mit der Software. Wir starten mit Ihrem Rechnungsprozess
DocuWare ist ein starkes Werkzeug. Aber der eigentliche Unterschied entsteht durch die richtige Konzeption.
Deshalb starten wir nicht mit der Technik, sondern mit Ihren Abläufen. Wir schauen uns an, wo Rechnungen heute ankommen, welche Freigaben notwendig sind, welche Systeme beteiligt sind und wo im Alltag Zeit verloren geht.
Daraus entwickeln wir einen digitalen Rechnungsflow, der Ihre Buchhaltung entlastet und gleichzeitig zu Ihrer Organisation passt.
Passt digitale Rechnungsverarbeitung zu Ihrem Unternehmen?
Ja, wenn Sie:
- Rechnungen aus mehreren Kanälen erhalten
- Freigaben regelmäßig nachhalten müssen
- Skonto- oder Zahlungsfristen besser steuern wollen
- E-Rechnungen sauber verarbeiten möchten
- Rechnungsdaten an FiBu oder ERP übergeben wollen
- mehr Transparenz über offene Vorgänge brauchen
E-Rechnung, steigende Belegmengen und knappe Ressourcen in der Buchhaltung erhöhen den Druck auf manuelle Rechnungsprozesse. Wer nur das Format digitalisiert, löst das eigentliche Problem nicht. Entscheidend ist ein durchgängiger Prozess: Eingang, Prüfung, Freigabe, Übergabe und Archivierung.
Sie möchten wissen, was zu Ihrer Situation passt? Schreiben Sie uns kurz.
Wir melden uns mit dem passenden Ansprechpartner bei Ihnen.
Auf Grundlage Ihrer Anfrage klären wir, welche Anforderungen, Prozesse oder Systeme bei Ihnen im Fokus stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Je konkreter Ihre Nachricht, desto besser können wir uns vorbereiten.
Jonas Piegel
Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung? Kontaktieren Sie uns.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Müssen wir unseren Rechnungsprozess komplett neu aufbauen?
Nicht zwingend. Oft reicht es, bestehende Abläufe klarer zu strukturieren und digital abzubilden. Im Projekt prüfen wir, was bleiben kann, was vereinfacht werden sollte und wo Automatisierung sinnvoll ist.
Was kostet digitale Rechnungsverarbeitung mit DocuWare?
Die Kosten hängen von Umfang, Anzahl der Nutzer, gewünschten Workflows und Integrationen ab. Deshalb prüfen wir zuerst Ihren aktuellen Rechnungsprozess und erstellen daraus ein passendes Angebot.
Lässt sich ein DMS einfach in unsere bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren?
Ja, DocuWare lässt sich nahtlos integrieren. Dazu gehören gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch Tools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Das erleichtert den Austausch von Rechnungen und die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten.
Ist die Archivierung GoBD-konform?
DocuWare unterstützt eine revisionssichere digitale Archivierung. Entscheidend ist zusätzlich, dass der Gesamtprozess sauber eingerichtet und dokumentiert wird. Genau dabei unterstützen wir Sie im Projekt.
Sehe ich jederzeit, wo eine Rechnung gerade ist?
Ja. Ein zentraler Vorteil digitaler Workflows ist die Statusübersicht. Sie sehen, ob eine Rechnung eingegangen, in Prüfung, freigegeben, abgelehnt oder abgeschlossen ist.
Können Rechnungen weiterhin per E-Mail eingehen?
Ja. Rechnungen aus E-Mail-Postfächern können in den digitalen Prozess übernommen werden. Ziel ist, dass sie nicht im Postfach liegen bleiben, sondern automatisch in die Bearbeitung gelangen.
Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?
Ja. Papierrechnungen können gescannt und anschließend digital verarbeitet werden. Der weitere Ablauf folgt dann demselben Prozess wie bei digitalen Rechnungen.
Ist die Lösung auch für E-Rechnungen geeignet?
Ja. E-Rechnungen können in den digitalen Rechnungsprozess eingebunden werden.
Dazu zählen zum Beispiel Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Können Daten an unser ERP oder unsere Buchhaltung übergeben werden?
Ja. DocuWare kann mit bestehenden Buchhaltungs- und ERP-Systemen verbunden werden. Welche Integration sinnvoll ist, hängt von Ihrer Systemlandschaft und Ihrem Prozess ab.
Welche Übergabe sinnvoll ist, klären wir im Rahmen der Prozessanalyse.
Können mehrere Personen eine Rechnung freigeben?
An wen wende ich mich im Servicefall?
Sie erreichen unsere technische Service-Hotline unter der Rufnummer +49 2506 9320-222 oder per E-Mail an: it-support@nccms.de. Unsere erfahrenen Servicetechniker stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Wie starten wir am besten und wie lange dauert die Einführung?
Am besten starten wir mit einem Blick auf Ihren aktuellen Rechnungsprozess. In einem ersten Gespräch prüfen wir, wo heute Zeit verloren geht und wie ein digitaler Zielprozess aussehen kann.
Die Dauer der Einführung hängt von Umfang, Prozesskomplexität und gewünschten Integrationen ab. Ein klar eingegrenzter Rechnungsworkflow kann oft deutlich schneller umgesetzt werden als ein unternehmensweites DMS-Projekt mit vielen Abteilungen und Schnittstellen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Lösung?
Digitale Rechnungsverarbeitung lohnt sich besonders, wenn regelmäßig viele Rechnungen eingehen, mehrere Personen an Freigaben beteiligt sind oder Rechnungen an ERP- und Buchhaltungssysteme übergeben werden sollen.
Können bestehende Rechnungsarchive übernommen werden?
Je nach Ausgangssituation können bestehende Dokumente oder Archive in ein neues Konzept einbezogen werden. Ob eine Migration sinnvoll ist, prüfen wir im Projekt.
