Schluss mit Dokumenten, die niemand findet
Dokumente liegen in E-Mail-Postfächern, Netzlaufwerken, Papierordnern, Fachsystemen oder auf lokalen Desktops. Genau dort entstehen Suchzeiten, Versionschaos, Medienbrüche und Sicherheitsrisiken.
Mit DocuWare bringen wir Ihre Dokumente in eine zentrale, digitale Struktur. Informationen werden erfasst, verschlagwortet, sicher abgelegt, schnell gefunden und in digitale Prozesse eingebunden.
Es entsteht ein kontrollierter Informationsfluss, der Ihre Teams im Alltag entlastet.
DocuWare mit einem erfahrenen Partner einführen
Erfahrung aus zahlreichen DocuWare-Projekten: von der Prozessanalyse bis zur laufenden Betreuung.
Wenn Dokumente Arbeit machen, statt Arbeit zu erleichtern
Eigentlich sollen Dokumente Informationen verfügbar machen. In vielen Unternehmen passiert aber das Gegenteil: Mitarbeitende suchen nach Dateien, prüfen verschiedene Versionen, fragen bei Kollegen nach oder speichern Unterlagen mehrfach an unterschiedlichen Orten.
Das kostet Zeit, blockiert Prozesse und macht es schwer, verlässlich mit Informationen zu arbeiten.
E-Mails, Laufwerke, Papierakten und Fachsysteme wachsen über Jahre zu unübersichtlichen Ablagestrukturen.
Mehrere Dateistände, lokale Kopien und E-Mail-Anhänge führen schnell zu Unsicherheit.
Dokumente werden weitergeleitet, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt oder per E-Mail abgestimmt.
Sensible Dokumente brauchen klare Berechtigungen, nachvollziehbare Zugriffe und sichere Ablageorte.
Geschäftsrelevante Dokumente müssen korrekt aufbewahrt, geschützt und bei Bedarf schnell bereitgestellt werden.
Wir bringen Ordnung in Ihre Dokumentenprozesse
Mit DocuWare werden Dokumente zentral erfasst, strukturiert abgelegt, sicher verwaltet und schnell auffindbar gemacht. Gleichzeitig können dokumentenbasierte Abläufe digital gesteuert werden.
Das bedeutet: Informationen liegen nicht mehr verteilt in einzelnen Postfächern, Ordnern oder Laufwerken. Sie werden in einem klaren System organisiert, mit Metadaten versehen und für berechtigte Personen verfügbar gemacht.
Wir unterstützen Sie dabei, aus Ihrer heutigen Dokumentenlandschaft eine digitale Arbeitsgrundlage zu schaffen. Nicht als starre Standardlösung, sondern passend zu Ihren Prozessen, Abteilungen und Anforderungen.
Organisieren Sie Dokumente strukturiert und sicher
Dokumente können aus unterschiedlichen Quellen in DocuWare übernommen werden. Zum Beispiel aus E-Mail-Postfächern, Scans, Uploads, Microsoft Outlook, Fachanwendungen oder bestehenden digitalen Ablagen.
So entsteht ein zentraler Einstiegspunkt für Informationen, unabhängig davon, wo ein Dokument ursprünglich entstanden ist.
Schnell und einfach alles finden
Über Suchfunktionen, Metadaten und Volltextsuche lassen sich Dokumente gezielt auffinden. Mitarbeitende müssen nicht mehr wissen, in welchem Ordner eine Datei liegt. Entscheidend ist, welche Information gesucht wird.
Das reduziert Suchzeiten und macht Wissen im Unternehmen besser verfügbar.
Gestalten Sie Ihre Prozesse nachhaltig
Für eine effiziente Zusammenarbeit
Dokumente können geprüft, kommentiert, weitergeleitet und in Prozesse eingebunden werden. Dadurch entstehen klare Abläufe für Freigaben, Rückfragen und Entscheidungen.
Statt Abstimmungen über E-Mail-Anhänge zu führen, arbeiten Teams mit einer kontrollierten Dokumentenbasis.
Einfache integration in andere Programme
Integrieren Sie DocuWare in wichtige Geschäftsanwendungen wie Microsoft Teams, Outlook sowie Ihr ERP oder CRM. Mehr als 500+ Anwendungen können nahtlos integriert werden.
Ziel ist ein Dokumentenmanagement, das Ihre Prozesse verbindet und Medienbrüche reduziert.
Revisionssichere Speicherung
Wenn Ihre Dokumente organisiert sind, gelingt es Ihnen einfacher Aufbewahrungsrichtlinien zu erfüllen und jederzeit auskunftsbereit zu sein.
Sichere Erfassung, klar geregelte Abläufe und unveränderbare Systemeinträge schützen vor Dokumentenverlust, Missbrauch und Manipulation.
Was sich für Ihre Teams verbessert
Dokumente müssen nicht mehr lange gesucht oder mehrfach angefragt werden. Informationen sind schneller verfügbar und Aufgaben werden klarer.
Das verbessert:
- weniger Suchaufwand
- klare Dokumentenstände
- einfachere Zusammenarbeit
- weniger E-Mail-Anhänge
- schnellerer Zugriff auf Informationen
Abteilungen erhalten eine strukturierte Ablage für ihre Vorgänge und können wiederkehrende Aufgaben digital steuern.
Das verbessert:
- transparente Vorgänge
- weniger manuelle Übergaben
- bessere Nachvollziehbarkeit
- digitale Freigaben
- klare Zuständigkeiten
Dokumentenmanagement schafft mehr Kontrolle über Informationen, Prozesse und Risiken. Wichtige Dokumente sind nicht mehr abhängig von einzelnen Personen oder Ablageorten.
Das unterstützt bei:
- Prozesskontrolle
- Compliance
- Risikominimierung
- Transparenz über Vorgänge
- strategischer Digitalisierung
Ein DMS reduziert Schattenablagen, lokale Dateiablagen und unsichere Dokumentenwege. Gleichzeitig entstehen klarere Berechtigungen und kontrollierte Integrationen.
Das schafft:
- bessere Systemstruktur
- weniger Insellösungen
- kontrollierte Zugriffe
- sichere Bereitstellung
- bessere Skalierbarkeit
Dokumente sicher verwalten, statt nur irgendwo speichern
Viele Dokumente enthalten sensible oder geschäftskritische Informationen. Deshalb reicht es nicht, Dateien einfach digital abzulegen. Entscheidend ist, wer Zugriff hat, wie Änderungen nachvollzogen werden und wie lange Dokumente aufbewahrt werden müssen.
Mit DocuWare lassen sich Berechtigungen, Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsregeln strukturiert abbilden. So behalten Sie Kontrolle über Ihre Dokumente und reduzieren Risiken durch falsche Ablage, unberechtigten Zugriff oder fehlende Nachweise.
- Rollen und Berechtigungen definieren
- Zugriffe kontrolliert steuern
- Änderungen nachvollziehbar machen
- Dokumente sicher archivieren
- Aufbewahrungsfristen berücksichtigen
- sensible Informationen schützen
Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtloses Dokumentenmanagement
Ein DMS sollte nicht neben Ihren bestehenden Anwendungen stehen, sondern mit ihnen zusammenarbeiten. Deshalb betrachten wir bei der Einführung auch Ihre bestehende Systemlandschaft.
Welche Dokumente entstehen in welchen Systemen? Wo müssen Informationen verfügbar sein? Welche Daten sollen übernommen oder übergeben werden? Welche Abteilungen arbeiten mit welchen Anwendungen?
Ziel ist ein Dokumentenmanagement, das Ihre Prozesse verbindet und Medienbrüche reduziert.
Software allein schafft noch kein gutes Dokumentenmanagement
Ein Dokumentenmanagementsystem kann nur dann wirken, wenn es sauber konzipiert ist. Eine neue digitale Ablage löst keine alten Strukturprobleme, wenn Prozesse, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten nicht mitgedacht werden.
Deshalb starten wir nicht mit der Software, sondern mit Ihren Dokumentenprozessen. Wir analysieren, wo Dokumente entstehen, wie sie heute abgelegt werden, wer damit arbeitet und welche Abläufe verbessert werden sollen.
Daraus entwickeln wir eine Lösung, die technisch funktioniert und organisatorisch akzeptiert wird.
Brauchen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ja, wenn Sie:
- viele Dokumente in E-Mails, Laufwerken oder Papierordnern verwalten
- regelmäßig nach Unterlagen suchen müssen
- Freigaben und Prüfungen digital steuern möchten
- sensible Informationen besser schützen wollen
- Dokumente revisionssicher archivieren müssen
- mehrere Standorte oder mobile Teams haben
- bestehende Systeme besser verbinden möchten
- digitale Akten für Kunden, Personal, Projekte oder Verträge aufbauen wollen
Sie möchten wissen, was zu Ihrer Situation passt? Schreiben Sie uns kurz.
Wir melden uns mit dem passenden Ansprechpartner bei Ihnen.
Auf Grundlage Ihrer Anfrage klären wir, welche Anforderungen, Prozesse oder Systeme bei Ihnen im Fokus stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Je konkreter Ihre Nachricht, desto besser können wir uns vorbereiten.
Jonas Piegel
Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung? Kontaktieren Sie uns.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Es hilft dabei, Dokumente zentral zu speichern, zu organisieren, zu suchen, zu bearbeiten, zu versionieren und sicher zu archivieren.
Worin unterscheidet sich ein DMS von einer normalen Dateiablage?
Eine Dateiablage speichert Dokumente meist in Ordnerstrukturen. Ein DMS geht weiter: Dokumente werden mit Informationen angereichert, über Suchfunktionen gefunden, versioniert, mit Berechtigungen geschützt und in Workflows eingebunden.
Lässt sich ein DMS einfach in unsere bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren?
Ja, DocuWare lässt sich nahtlos integrieren. Dazu gehören gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch Tools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Das erleichtert den Austausch von Rechnungen und die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten.
Ist die Archivierung GoBD-konform?
DocuWare unterstützt eine revisionssichere digitale Archivierung. Entscheidend ist zusätzlich, dass der Gesamtprozess sauber eingerichtet und dokumentiert wird. Genau dabei unterstützen wir Sie im Projekt.
Müssen alle Dokumente sofort digitalisiert werden?
Nein. Oft ist ein schrittweiser Einstieg sinnvoll. Zum Beispiel mit einem klar abgegrenzten Bereich wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsverwaltung, Personalakten oder allgemeiner Dokumentenablage.
Können auch E-Mails archiviert werden?
Ja. E-Mails und Anhänge können in Dokumentenprozesse eingebunden und strukturiert abgelegt werden. Das ist besonders hilfreich, wenn wichtige Informationen heute in persönlichen Postfächern liegen.
Wie finden Mitarbeitende Dokumente später wieder?
Können Zugriffsrechte gesteuert werden?
Ja. Berechtigungen können so eingerichtet werden, dass nur berechtigte Personen bestimmte Dokumente sehen, bearbeiten oder freigeben können.
Kann DocuWare mit anderen Systemen, wie ein ERP System verbunden werden?
Ist ein DMS auch für mehrere Standorte geeignet?
Ja. Dokumentenmanagement unterstützt standortübergreifendes und mobiles Arbeiten, weil Dokumente zentral verfügbar gemacht werden können.
An wen wende ich mich im Servicefall?
Sie erreichen unsere technische Service-Hotline unter der Rufnummer +49 2506 9320-222 oder per E-Mail an: it-support@nccms.de. Unsere erfahrenen Servicetechniker stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Wie starten wir am besten und wie lange dauert die Einführung?
Am besten starten wir mit einem Blick auf Ihren aktuellen Rechnungsprozess. In einem ersten Gespräch prüfen wir, wo heute Zeit verloren geht und wie ein digitaler Zielprozess aussehen kann.
Die Dauer der Einführung hängt von Umfang, Prozesskomplexität und gewünschten Integrationen ab. Ein klar eingegrenzter Rechnungsworkflow kann oft deutlich schneller umgesetzt werden als ein unternehmensweites DMS-Projekt mit vielen Abteilungen und Schnittstellen.
Für welche Unternehmensgrößen eignet sich die Lösung?
Digitale Rechnungsverarbeitung lohnt sich besonders, wenn regelmäßig viele Rechnungen eingehen, mehrere Personen an Freigaben beteiligt sind oder Rechnungen an ERP- und Buchhaltungssysteme übergeben werden sollen.
Wie viel Zeit verlieren Ihre Teams noch mit Suchen, Ablegen und Nachfragen?
Wenn Dokumente an verschiedenen Orten liegen, Versionen unklar sind und Prozesse per E-Mail gesteuert werden, kostet das jeden Tag Zeit.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie Sie Ihre Dokumente zentral verwalten, sicher archivieren und besser in Ihre Geschäftsprozesse einbinden können.
