Dokumentenmanagementsystem (DMS) – Schluss mit Papierchaos
Automatisieren Sie Ihre Prozesse, reduzieren Sie Aufwand und schaffen Sie klare digitale Abläufe.
Papierbasierte Abläufe, verstreute Dateien und manuelle Freigaben kosten täglich Zeit und bremsen Ihre Prozesse aus. Mit ncc und DocuWare bündeln Sie Ihre Dokumente zentral und automatisieren Ihre Geschäftsprozesse – von der Rechnungseingangsverarbeitung bis zur Vertragsverwaltung.
Informationen stehen genau dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Das reduziert Suchzeiten, beschleunigt Entscheidungen und sorgt für transparente Abläufe im gesamten Unternehmen.
Wir denken Dokumentenmanagement weiter: von der ersten Anwendung bis zur ganzheitlichen Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse.
Schaffen Sie nahtlose und skalierbare Businessprozesse
Nutzen Sie das Potenzial einer leistungsstarken Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung. Entdecken Sie unsere vielseitigen Lösungen, um die Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.
Rechnungs-verarbeitung
Digitale Rechnungsverarbeitung für mehr Tempo, Transparenz und Sicherheit in Ihrer Buchhaltung.
Dokumenten-verwaltung
Für mehr Ordnung, Transparenz und Kontrolle in Ihren Geschäftsprozessen.
Vertragsverwaltung
Qualitätsmanagement
Gelenkte Dokumente, klare Freigaben, aktuelle Versionen und weniger Audit-Stress.
Auftragsabwicklung
Ergänzen Sie ERP, WaWi und CRM um dokumentenbasierte Workflows in der Auftragsabwicklung.
Digitale Personalakte
Entlastet HR bei der Ablage, reduziert Suchzeiten, schützt sensible Daten und macht dokumentenbasierte Prozesse nachvollziehbar.
Archivierung
Digitale und sichere Archivierung: Dokumente sicher aufbewahren, schneller finden und nachvollziehbar bereitstellen.
Archivieren, sortieren, steuern
Work smarter – überall und jederzeit! Vereinfachen Sie Ihre Arbeit durch die Digitalisierung, Automatisierung und Transformation Ihrer wichtigsten Geschäftsprozesse. DocuWare bietet Ihnen und Ihr Unternehmen unendliche Möglichkeiten und Lösungen für eine effiziente Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten aller Art.
- Sie haben besondere Anforderungen? Keine Sorge, DocuWare lässt sich individuell anpassen.
- Sie möchten schnell loslegen? Kein Problem, DocuWare lässt sich nahtlos in Ihre Prozesse integrieren und ist schnell einsatzbereit.
- Sie sorgen sich um den Schutz Ihrer Daten? DocuWare ist sicher nach GoBD, DSGVO, HIPAA und weiteren Richtlinien.
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie unsere interaktive Tour.
Klicken Sie sich durch unsere interaktive Tour und sehen Sie in wenigen Minuten, wie Sie ihre Dokumentenprozesse mit DocuWare digitalisieren können und welche Vorteile sich daraus ergeben. Keine Registrierung erforderlich. 100% unverbindlich.
Vorteile eines intelligenten DMS
Automatisierte Beleg- und Rechnungsverarbeitung. Keine Verzögerungen, keine manuellen Fehler.
Digitale Freigabeprozesse mit Workflows. Rechnungen, Verträge und Dokumente schneller genehmigen.
Intelligente Dokumentenerkennung mit KI. Automatische Zuordnung und Klassifizierung von Feldern.
Automatisches organisieren von Inhalten aus jeder Quelle und deren schnelle Suche.
Wiederauffindbare, nachvollziehbare, unveränderbare und verfälschungssichere Archivierung.
Unser Service wurde ausgezeichnet. DocuWare mit einem erfahrenen Partner einführen.
Der Diamond Club Status steht für nachhaltiges Wachstum. Entscheidend ist die Konstanz: ein erfahrenes Team, stabile Projekte, neue Kunden, die von unserer Expertise profitieren und eine Qualität, die auch mit steigender Komplexität trägt.
Der Status als Customer Service Champion basiert auf einer extrem hohen Kundentreue. Wir sind stolz darauf, dass unsere Kunden mit unserer Arbeit zufrieden sind und wir 0% unserer Kunden verloren haben. Nicht, weil Verträge laufen – sondern weil Lösungen funktionieren, Service greift und Zusammenarbeit langfristig überzeugt.
Der Platinum-Partner Status steht für besondere Expertise in der Beratung, Implementierung und Weiterentwicklung der Lösungen. Er wird ausschließlich an Partner vergeben, die sich durch kontinuierliche Qualität, erfolgreiche Projekte und tiefgehendes Produkt- und Prozesswissen auszeichnen.
Mit diesen Auszeichnungen gehört die ncc zu den leistungsstärksten und erfahrensten DocuWare-Partnern weltweit. Sie stehen für nachgewiesene Projektkompetenz, umfangreiche Implementierungserfahrung und eine hohe Kundenzufriedenheit.
Für unsere Kunden bedeutet das vor allem eines: Sicherheit bei der Einführung und im Betrieb ihrer Dokumentenmanagementlösung. Sie profitieren von Best Practices aus zahlreichen erfolgreichen Projekten, einer fundierten Beratung und einem Support, der auch nach der Implementierung zuverlässig an Ihrer Seite bleibt.
Kurz gesagt: Die Auszeichnungen bestätigen unseren Anspruch, nicht nur Software zu liefern, sondern nachhaltige Lösungen, die im Alltag wirklich funktionieren.
Integrierbar in 500+ Anwendungen für nahtlose Rechnungsprozesse
Rechnungsverarbeitung wird erst dann richtig effizient, wenn sie nicht isoliert im DMS endet. Deshalb betrachten wir auch die Systeme dahinter: Finanzbuchhaltung, ERP, E-Mail, Microsoft 365, DATEV, Sage 100 oder weitere Fachanwendungen. Ziel ist ein sauberer Datenfluss vom Rechnungseingang bis zur Buchungsvorbereitung.
Software allein löst keinen schlechten Prozess. Die ncc begleitet Sie auf dem Weg.
Die Einführung eines DMS ist mehr als nur die Installation einer Software. Entscheidend ist eine strukturierte Umsetzung, die Prozesse versteht, Mitarbeiter einbindet und nachhaltige Ergebnisse schafft. Deshalb begleiten wir Sie Schritt für Schritt – von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Der Erfolg eines Projekts entsteht immer aus einer engen Zusammenarbeit. Offene Kommunikation, klare Ziele und das gemeinsame Verständnis für Prozesse sind die Grundlage dafür, dass aus einer Softwarelösung ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen wird.
Prozessanalyse
Gemeinsam analysieren wir Dokumentenflüsse, identifizieren Optimierungspotenziale und definieren klare Ziele. Wir prüfen, wie Ihre Dokumentenverarbeitung aktuell abläuft und wo Verbesserungspotenziale liegen. Welche Dokumente kommen wo an? Wer prüft die Informationen? Welche Systeme sind beteiligt? Wo entstehen Engpässe und Verzögerungen?
Konzept & Lösungsdesign
Anschließend entwickeln wir ein passendes Konzept. Dabei werden Workflows und Integrationen in bestehende Systeme geplant. Gemeinsam definieren wir, wie Ihre Dokumente künftig verarbeitet werden sollen und schauen uns Regeln, Rollen, Freigaben, Zuständigkeiten, Eskalationen, Daten und Schnittstellen an.
Integration von DocuWare
Nun wird die Lösung eingerichtet. Wir setzen den Prozess technisch um und konfigurieren Archive, Workflows, Rollen und Dialoge. Dabei achten wir darauf, dass alles zu Ihren Anforderungen passt. Ziel ist eine nahtlose Integration in Ihren Arbeitsalltag.
Integration in bestehende Systeme
Wir prüfen, wie DocuWare sinnvoll mit Ihrer FiBu, Ihrem ERP oder weiteren Anwendungen verbunden werden kann.
Schulung und Einführung
Ihre Mitarbeiter werden praxisnah geschult und wissen, wie sie Dokumente prüfen, freigeben und nachvollziehen können. Der Prozess wird so definiert, dass alle Beteiligten sicher damit arbeiten können. Gemeinsam begleiten wir den Go-Live und sorgen dafür, dass der Start reibungslos verläuft.
Betreuung und kontinuierliche Optimierung
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Prozesse entwickeln sich weiter und Ihre Lösung wächst mit. Durch Support, Anpassungen und Optimierungen stellen wir sicher, dass Sie langfristig den maximalen Nutzen ziehen.
Sie möchten wissen, was zu Ihrer Situation passt? Schreiben Sie uns kurz.
Wir melden uns mit dem passenden Ansprechpartner bei Ihnen.
Auf Grundlage Ihrer Anfrage klären wir, welche Anforderungen, Prozesse oder Systeme bei Ihnen im Fokus stehen und welche nächsten Schritte sinnvoll sind. Je konkreter Ihre Nachricht, desto besser können wir uns vorbereiten.
Jonas Piegel
Sie haben Fragen oder wünschen eine Beratung? Kontaktieren Sie uns.
Kostenloser Praxisguide: Wie intelligent arbeitet Ihr DMS bereits?
Dokumente nur digital abzulegen, reicht heute nicht mehr aus. Entscheidend ist, die darin enthaltenen Informationen schnell verfügbar zu machen und direkt für weitere Prozesse zu nutzen. Genau hier setzen moderne Technologien wie Aura, Intelligent Document Processing und E-Invoicing an.
In unserem Praxisguide erfahren Sie, wie ein modernes Dokumentenmanagement Informationen automatisch erkennt, strukturiert verarbeitet und für nachfolgende Abläufe bereitstellt. So lassen sich manuelle Arbeitsschritte reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und Entscheidungen auf einer besseren Datengrundlage treffen.
Inklusive Checkliste: Prüfen Sie, ob Ihr DMS bereit für KI, IDP und E-Invoicing ist.
Das sagen unsere Kunden
Unsere Rechnungsverarbeitung läuft heute fast vollständig automatisiert.
Mit DocuWare konnten wir unsere Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen um über 60 % reduzieren. Freigaben laufen jetzt digital und transparent – das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für deutlich mehr Überblick in der Buchhaltung.
Informationen sind jetzt in Sekunden verfügbar.
Früher mussten wir Dokumente aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Heute finden wir alles mit wenigen Klicks in DocuWare. Unsere Mitarbeiter sparen täglich wertvolle Zeit – und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Ein Projekt, das sich schneller gerechnet hat als erwartet.
Die Einführung von DocuWare hat nicht nur unsere Dokumentenverwaltung modernisiert, sondern auch unsere Kosten gesenkt. Weniger Papier, weniger manuelle Arbeit und klar strukturierte Prozesse machen sich im Alltag sofort bemerkbar.
Digitale Prozesse haben unsere Abläufe spürbar beschleunigt.
Von der Vertragsverwaltung bis zur Personalakte läuft heute alles digital. Durch automatisierte Workflows haben wir unsere internen Prozesse deutlich schneller und transparenter gemacht. Wir danken der ncc guttermann für die stetige und enge Zusammenarbeit bei der Implementierung.
Unsere Rechnungsverarbeitung läuft heute fast vollständig automatisiert.
Mit DocuWare konnten wir unsere Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen um über 60 % reduzieren. Freigaben laufen jetzt digital und transparent – das spart Zeit, vermeidet Fehler und sorgt für deutlich mehr Überblick in der Buchhaltung.
Informationen sind jetzt in Sekunden verfügbar.
Früher mussten wir Dokumente aus verschiedenen Ordnern zusammensuchen. Heute finden wir alles mit wenigen Klicks in DocuWare. Unsere Mitarbeiter sparen täglich wertvolle Zeit – und können sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Ein Projekt, das sich schneller gerechnet hat als erwartet.
Die Einführung von DocuWare hat nicht nur unsere Dokumentenverwaltung modernisiert, sondern auch unsere Kosten gesenkt. Weniger Papier, weniger manuelle Arbeit und klar strukturierte Prozesse machen sich im Alltag sofort bemerkbar.
Digitale Prozesse haben unsere Abläufe spürbar beschleunigt.
Von der Vertragsverwaltung bis zur Personalakte läuft heute alles digital. Durch automatisierte Workflows haben wir unsere internen Prozesse deutlich schneller und transparenter gemacht. Wir danken der ncc guttermann für die stetige und enge Zusammenarbeit bei der Implementierung.
Häufig gestellte Fragen / FAQ
Gibt es nur eine Webbasierte-Lösung?
Wählen Sie die Installation, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. DocuWare lässt sich als On-Premises, lokal auf Ihren Server, oder DocuWare Web einführen.
Beide Systeme bieten neben dem gleichen Design, den gleichen Funktionsumfang und die gleiche intuitive Benutzeroberfläche sowie identische Integrationsmöglichkeiten.
Verfügt Ihr Unternehmen über eigene IT-Ressourcen, kann es sinnvoll sein, Ihre Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation gemeinsam mit anderen Anwendungen im eigenen Rechenzentrum bereitzustellen und selbst zu warten.
DocuWare unterstützt die Datenbanken Microsoft SQL, MySQL und Oracle in mehreren Konfigurationen. Entscheiden Sie sich je nach Anforderung und Unternehmensgröße für die passende Lizenz und erweitern Sie die enthaltenen Standardfunktionen bei Bedarf mit zusätzlichen Modul-Lizenzen.
Ist DocuWare sicher?
DocuWare bietet eine hochentwickelte digitale Infrastruktur, um die Vertraulichkeit, Integrität, und Verfügbarkeit von Informationen mehrfach zu sichern. Steuern Sie, was mit Ihren Dokumenten und Daten geschieht und verlassen Sie sich darauf, dass sie sicher vor Missbrauch und Verlust erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Digitalisierung bei der ncc guttermann steht für Nachvollziehbarkeit und Transparenz.
Protokoll- und Analysefunktionen verschaffen Ihnen Kontrolle über Dokumentversionen, Änderungen und Workflows. Genau geregelte Abläufe schützen vor Dokumentverlust ebenso wie vor Betrug und davor, dass Prozesse ins Leere laufen.
Der Zugriff auf Dokumente und Workflowinformationen in DocuWare basiert auf einer komplexen Rechtestruktur. Steuern und kontrollieren Sie, welche Benutzer was speichern, abrufen, bearbeiten, exportieren, ändern und löschen dürfen.
Verschlüsseln Sie vertrauliche Daten so, dass nicht einmal der Systemadministrator darauf zugreifen kann. Die Echtheit wichtiger Dokumente im Workflow schützen Sie mit rechtskräftigen, elektronischen Signaturen.
Ob GoBD, DSGVO, HIPAA oder andere Richtlinien – Die Einhaltung ist gewährleistet.
Welche Dateiformate können importiert werden?
Es spielt keine Rolle, woher ein Dokument stammt oder wo es erstellt wurde. Sie können beliebige Dateiformate und E-Mail-Anhänge hochladen, genauso wie E-Mails selbst. Gescannte Papierdokumente werden als PDF/A abgelegt. Im DocuWare-Viewer können Sie die Dokumente von Format unabhängig anzeigen. Gleichzeitig ist das Bearbeiten, Versenden und Herunterladen der Dokumente im Originalprogramm jederzeit möglich.
Wo werden meine Dokumente gespeichert?
Dokumente werden sicher in elektronischen Archiven gespeichert. Benutzer können von jedem Ort und über jedes Endgerät zugreifen, um Dokumente abzulegen, anzuzeigen und zu bearbeiten, sofern sie über die entsprechenden Rollen und Rechte verfügen
An wen wende ich mich im Servicefall?
Sie erreichen unsere technische Service-Hotline unter der Rufnummer +49 2506 9320-222 oder per E-Mail an: it-support@nccms.de. Unsere erfahrenen Servicetechniker stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Wie sieht der Verarbeitungsprozess aus, z. B. bei Rechnungen?
Die automatisierte Dokumentenverarbeitung ist flexibel und kann individuell auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden. Ein typischer Verarbeitungsprozess bei Rechnungen umfasst das Erfassen der Rechnungen per E-Mail-Import oder Scan, das Extrahieren der Daten aus den Rechnungen mittels intelligenter OCR-Technologie, die sachliche Prüfung der Rechnungen auf Dubletten oder andere Fehler sowie das anschließende Weiterleiten an die entsprechenden Stellen zur Freigabe.
Auch vollautomatische Freigaben mit mehreren Freigabestufen sind problemlos einstellbar. Anschließend können die Rechnungen optional vorkontiert und die vollständigen Buchungsdaten in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem übermittelt werden.
Was ist mit verschiedenen Rechnungsformaten?
Egal welches Format: ob Sie Rechnungen im XML-Format, als PDF oder in Papierform verarbeiten müssen und welcher E-Rechnungsstandard genutzt wird. Mit DocuWare ist dieser Prozess nicht nur sicher, sondern auch stets identisch. Sie profitieren von fortschrittlicher OCR- und KI-Technologie, die Daten aus unterschiedlichsten Rechnungsformaten wie PDF, TIFF, JPEG und vielen weiteren auslesen und extrahieren kann. Wir unterstützen Sie dabei auch bei länderspezifische Rechnungsvorschriften und Compliance-Anforderungen.
Wie siehts mit Compliance-Vorschriften aus?
DocuWare unterstützt die Einhaltung von Vorschriften, indem es den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess lückenlos dokumentiert.
Das System zeichnet auf, wer wann auf die jeweilige Rechnung zugegriffen hat und welche Aktionen dabei durchgeführt wurden. DocuWare stellt außerdem sicher, dass sensible Informationen sicher und für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert werden.
Lässt sich ein DMS einfach in unsere bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse integrieren?
Ja, unser DMS lässt sich nahtlos integrieren. Dazu gehören gängige Buchhaltungs- und ERP-Systeme wie SAP, Oracle und DATEV, aber auch Tools wie E-Mail, SharePoint oder Microsoft Teams. Das erleichtert den Austausch von Rechnungen und die Zusammenarbeit mit anderen Beteiligten.
Musterprozess Rechnungseingang: wie DocuWare wichtige Informationen einfach und fehlerfrei ausliest
- Eine Rechnung kann aus unterschiedlichen Quellen stammen:
- Scan
- manuelles hochladen
- automatisches hochladen
- Möchten Sie eine Rechnung ablegen kann DocuWare das für Sie übernehmen. Dabei liest DocuWare schon die wichtigen Informationen automatisch aus
- Es kann vorkommen, dass DocuWare dabei noch unterstützt braucht, z. B. wenn ein neues Format einer Rechnung auftritt.
- In diesem Fall müssen Sie einfach das richtige Feld auf dem Dokument anklicken und DocuWare verknüpft es dann automatisch.
- Anschließend können Sie die Rechnung digital und rechtskonform speichern. Sie müssen also die Papierrechnung nicht mehr aufbewahren. Das geht mit einem Klick auf „Ablegen“.
So reduzieren Sie Ihren Aufwand um bis zu 95% gegenüber manueller Rechnungserfassung. Sie möchten es direkt ausprobieren? Dann schauen Sie in unserer interaktiven Tour nach.
